Itu bukan kesalahan kita; itu kesalahan vendor! Terdengar akrab? Setelah lebih dari 25 tahun di industri Jasa Keuangan sebagai vendor dan kontraktor layanan vendor, saya telah melihat hubungan vendor terbaik dan terburuk. Dari pengalaman ini, saya menawarkan kepada Anda garis besar singkat strategi praktis untuk menciptakan skenario menang / menang dengan vendor Anda.

Tempat terbaik untuk memulai membangun fondasi hubungan vendor yang solid adalah dengan mengetahui apa yang ingin Anda capai dengan vendor dan hubungan vendor Anda. Tentukan pendekatan Anda terhadap hubungan vendor dengan jelas di dalam organisasi bisnis Anda melalui pengembangan rencana strategis Anda. Saya tidak dapat cukup menekankan pentingnya rencana strategis berulang yang menyeluruh untuk organisasi bisnis Anda yang mencakup inisiatif yang diperlukan untuk mempromosikan hubungan vendor yang baik. Jangan berhenti di situ! Menciptakan inisiatif strategis Anda ke dalam kebijakan, prosedur, dan praktik etika di seluruh organisasi sehingga Anda membangun budaya seputar hubungan vendor yang baik. Pastikan semua orang tahu, memahami, dan berkomitmen untuk mengadopsi dan mempraktekkan konsep strategis yang mendukung hubungan vendor yang baik. Pertimbangkan untuk menggunakan pernyataan pemosisian yang terdokumentasi yang membutuhkan pengesahan seperti Kode Vendor, Afirmasi Vendor, atau publikasi Etika Vendor.

Setelah niat strategis organisasi bisnis Anda didefinisikan dengan jelas dan mengalir di seluruh organisasi, evaluasi proses pemilihan vendor Anda. Proses pemilihan vendor harus didorong oleh pedoman seleksi dan metodologi yang dibagi menjadi dua komponen, kriteria umum dan khusus. Kriteria umum berlaku untuk setiap vendor dan akan mencakup komponen evaluasi seperti tinjauan latar belakang kinerja keuangan vendor, referensi, sejarah litigasi, kepemimpinan prinsip, dan informasi industri. Kriteria khusus berlaku untuk persyaratan produk vendor tertentu yang diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis dan termasuk item yang akan dimasukkan organisasi Anda dalam RFP atau call-for-bids. Ada banyak pengetahuan yang luas (BOKs) dalam membangun suara etis umum dan kriteria seleksi khusus dalam berbagai kelompok profesional pembelian dan rantai suplai. Tubuh pengetahuan ini jauh melebihi ruang lingkup dan kapasitas artikel ini untuk didefinisikan. Saya merujuk Anda ke BOK 'yang sembuh dengan baik' ini untuk analisis dan panduan terperinci dalam mengembangkan proses pemilihan rinci akhir Anda. Namun, dari sudut pandang hubungan, berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diingat selama evaluasi dan pemilihan vendor Anda:

o Apakah vendor memiliki strategi yang jelas untuk hubungan klien yang melampaui struktur organisasi dan eksekutif akun hierarkis dan tugas perwakilan penjualan?

o Apakah para eksekutif kunci untuk organisasi vendor membuat informasi kontak mereka tersedia bagi Anda selain eksekutif akun atau eksekutif penjualan yang ditugaskan?

o Apakah organisasi penjual memiliki mekanisme untuk secara berkala mengevaluasi kepuasan pelanggan dan memulihkan setiap area yang menjadi perhatian?

o Apakah vendor tampaknya berusaha untuk mengetahui tentang bisnis Anda dan industri Anda?

o Apakah vendor bersedia untuk melampaui lingkup perjanjian Anda untuk memberikan rekomendasi yang berarti bagi organisasi Anda yang dapat membantu membangun pendapatan atau memangkas biaya?

o Apakah vendor memperpanjang undangan terbuka untuk mengunjungi atau mengunjungi kantor rumah dan atau lokasi jarak jauh?

Semua ini adalah pertanyaan yang dirancang untuk membantu Anda menentukan apakah vendor Anda "dipegang" dalam hubungan bisnis di luar persyaratan klinis perjanjian Anda dan bersedia untuk merangkul peluang untuk hubungan vendor yang sehat.

Dengan metodologi pemilihan vendor etis di tempat, dan vendor (s) yang dipilih, langkah selanjutnya adalah merundingkan kesepakatan. Jangan pernah menerima perjanjian standar vendor dengan nilai nominal. Negosiasikan persyaratan dasar perjanjian Anda dan biarkan staf hukum dari kedua organisasi membuat kontrak yang mengikat yang mencakup ketentuan dasar perjanjian yang dinegosiasikan dan mencerminkan nilai masing-masing organisasi terhadap hubungan vendor / klien. Banyak dari persyaratan kontrak bersifat adat, mekanis, dan termasuk NDA, jadwal biaya, durasi layanan yang ditentukan, SLA, imbalan kinerja dan penalti, serta kiriman khusus. Meskipun hal ini tidak dapat disangkal penting untuk menciptakan pemahaman yang jelas tentang kewajiban kinerja masing-masing pihak, bahasa lain tertentu dalam kontrak akan menunjukkan kesepakatan yang juga merupakan kewajiban untuk membangun dan mempertahankan hubungan vendor / klien yang sehat. Terlalu sering, kata-kata sensasional dari aspek mekanis dan hukum dari kontrak mengambil preseden dan taktik hubungan menempatkan kedua – jika sama sekali – ke tedium hukum yang diperlukan untuk menjabarkan kiriman. Setiap perjanjian mekanis dan hubungan adalah sama pentingnya untuk mendefinisikan hubungan vendor / klien yang sehat.

Saya sangat mendorong Anda untuk menentukan dan berkomitmen pada prakarsa hubungan yang memupuk hubungan bisnis secara berkelanjutan. Jangan menunggu sampai ada masalah untuk memulai usaha ini. Misalnya, bahasa kontrak harus menetapkan interval minimum untuk kontak konstruktif mulai dari panggilan telepon berkala dari manajer akun hingga kunjungan di tempat oleh eksekutif vendor. Undangan untuk terlibat dalam grup pengguna yang disponsori vendor, mengundang undangan ke pertemuan tahunan vendor / klien, dan pemberitahuan lebih lanjut tentang pengembangan produk. Perjanjian-perjanjian ini mewakili upaya ke depan dan proaktif menuju kepuasan klien dan hubungan vendor yang sehat. Mengambil tindakan pencegahan seperti ini dapat mencegah kesulitan dan mengurangi biaya. Bahasa kontrak juga harus menggambarkan pendekatan yang konstruktif dan efektif biaya untuk remediasi masalah termasuk negosiasi vendor / klien dan opsi arbitrase terstruktur sebagai cara untuk menyelesaikan masalah secara perdata dan mendahului litigasi yang merugikan dan merusak. Solusi sadar hukum adalah pilihan terakhir yang mutlak dan dapat menandakan akhir dari harapan untuk memulihkan hubungan vendor / klien.

Selain dari perubahan vendor mengemudi litigasi, bagaimana Anda dengan mudah mengubah vendor bahkan ketika hubungan vendor / klien baik? Jawabannya terletak pada pengaturan persyaratan untuk keniscayaan ini pada awal pemilihan vendor Anda dan fase negosiasi kontrak. Alasan untuk menghentikan hubungan vendor / klien tidak terbatas jadi pastikan Anda "membiarkan pintu terbuka" untuk perpisahan yang apik bagi kedua belah pihak. Ini dikenal sebagai strategi keluar. Sebagai contoh, saya telah berpartisipasi dalam pemilihan vendor dan negosiasi kontrak untuk pemasok ganda dengan komitmen kontrak mewakili komitmen volume 50/50 persen, ruang untuk negosiasi ulang perubahan komitmen volume, atau eksklusivitas. Setiap vendor tahu mungkin ada tiga kemungkinan hasil dari pengaturan ini; melanjutkan pada komitmen volume 50/50, menggeser volume mayoritas ke satu atau vendor lain, atau eksklusivitas.

Mengapa repot-repot menempatkan begitu banyak upaya ke dalam hubungan vendor / klien? Alasannya adalah bahwa investasi lebih berharga daripada biaya keputusan yang buruk. Hanya dibutuhkan satu masalah etis eksplosif atau satu keterlibatan yang berskala besar untuk mewujudkan nilai yang diwakili oleh investasi dalam hubungan vendor yang baik. Perlakukan hubungan vendor Anda sebagai kemitraan yang berharga dalam upaya mencapai misi strategis organisasi bisnis Anda. Sertakan bahasa dalam pernyataan nilai organisasi bisnis Anda yang menghormati dan merangkul vendor serta industri Anda, pelanggan Anda, dan komunitas Anda. Anda dan vendor Anda saling memperluas satu sama lain. Jadi, berhati-hatilah untuk memasuki hubungan yang merepresentasikan keselarasan nilai, tujuan bisnis, dan kerjasama timbal balik yang baik yang akan mencerminkan baik pada vendor maupun klien.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *